Politik luar negeri secara umum dapat diartikan sebagai pengejawantahan kepentingan nasional suatu negara terhadap negara lain.Sedangkan Gibson dan The Road to Foreign Policy, menjelaskan politik luar negeri sebagai rencana yang komprehensif yang dibuat dengan baik, didasarkan pada pengetahuan dan pengalaman untuk menjalankan bisnis pemerintahan dengan negara lain. Politik luar negeri ditujukan untuk peningkatan dan perlindungan bangsa. Hubungan antara politik luar negeri dan diplomasi sangat dekat sekali ibarat dua sisi mata uang. Keduanya saling melengkapi dalam upaya memajukan kepentingan nasional, walaupun keduanya tidak sama. Tugas utama politik luar negeri adalah proses penilaian yang berkesinambungan dari kemampuan dan kehendak sendiri serta negara lain. Diplomasi bertugas untuk memberikan masukan yang tepat sebagai dasar penilaian. Politik Luar negeri sebagai substansi hubungan luar negeri dan diplomasi sebagai proses dengan mana kebijaksanaan dijalankan. Seprti yang dinytakan JR. Childs bahwa politik luar negeri adalah substansi hubungan luar negeri sedangkan diplomasi dalah mekanisme dari hubungan luar negeri atau politik uar negeri. Sedangkan Nichols mengatakan bahwa politik luar negeri adalah konsepsi umum kebutuhan nasional sedangkan diplomasi adalah alat untuk mencapai konsepsi umum tersebut. Dalam diplomasi modern, struktur departemen luar negeri sangat bervariasi di setiap negara, hal itu akan sangat tergantung akan kebutuhan negara masing-masing. Struktur yang mendasarkan pada geografi ( Geografi ), penekanan pada aspek perdagangan ( finlandia ), struktur yang memasukan kerjasama agama islam ( IOC ) yang ada dalam negara-negara islam serta struktur yang mendasarkan fungsional seperti AS ( energy, Human Rights, Masalah narkotik internasional dan hubungan bisnis, teknologi serta bidang lingkungan internasional). Perubahan sistem internasional yang membawa konsekuensi pada isu yang sangat kompleks dengan aktor hubungan internasional telah membawa sistem kordinasi dan pengawasan semakin sulit. Jepang selain Kementrian Luar Negeri yang memiliki monopoli untuk mengumpulkan informasi di luar negeri, juga ada kementrian industri dan perdagangan internasional ( MITI ) yang memiliki cabangnya di seluruh dunia melalui Japan Exsternal Trade Organisation ( JETRO ) yang berhubungan dengan perusahaan, badan pertahanan melalui atasenya dan kementerian keuangan melalui atasenya di setiap kedutaan Jepang.